PROTOCOLO DEL ÁREA ECONÓMICA DE SCOUT SEK (v. 3)
1. INTRODUCCIÓN
Con el cambio de cargos en la Ronda Solar 2014-2015, y el nombramiento de un nuevo tesorero, entendemos que se hace preciso asentar algunos principios para evitar posibles descoordinaciones o criterios que quedan a la improvisación por falta de concreción formal.
Ante todo, la aportación de las familias al Grupo Scout SEK no obedece a ningún esquema de contraprestaciones temporales. Se trata de sufragar un proceso educativo que se prolonga a lo largo de una Ronda Solar, sin que las bimensualidades tengan un traslado inmediato y biunívoco con las actividades concretas que se hayan desarrollado durante esos dos meses. No obstante, la experiencia de muchos años, permite que las aportaciones a lo largo del año posibiliten la participación en el campamento de verano con una mínima aportación específica final para el mismo.
2. MODELO DE TESORERÍA
Con la incorporación del nuevo tesorero, que no vive en Málaga, y cuya presencia en el “día a día” de la Asociación no va a ser lo habitual, desde las primeras reuniones se ha optado por un modelo de Tesorería en el que el tesorero no centraliza los pagos, sino que lo que se pretende es dar juego a los responsables de los pagos, todo ello con la intención de dotar de mayor agilidad a la gestión más cotidiana y evitar “cuellos de botella”. Para ello se han habilitado dos tarjetas de débito:
• Una para uno de los coordinadores de grupo (Israel), con la idea de satisfacer los pagos a los responsables de ramas y atender los gastos que van surgiendo en las ramas. Los responsables de las mismas se coordinarán con él a tal fin.
• Otra para uno de los responsables de logística (Calderón) para las compras más habituales del grupo.
El tesorero no cuenta, pues, con tarjeta, ni acceso a dinero en efectivo. Por ello se encargará de realizar transferencias y gestiones de pago que, por su envergadura o no-cotidianeidad, sea aconsejable centralizar. Para ahorrar comisiones por transferencias, se propone que el tesorero sea el encargado de hacer transferencias a:
• Terceros ajenos al grupo con los que no se tiene relación habitual (proveedores de
uniformes, de material, etc)
• Personas del grupo cuando los importes superen los 300€.
Aparte de esos pagos, Tesorería será la encargada de:
• Gestionar las remesas para el cobro a las familias del grupo de sus cuotas y gastos.
• Llevanza de la contabilidad
• Planificación económica
La filosofía, pues, de esta tesorería no es tanto de centralizar pagos, sino de un buen control de lo que se gasta para una correcta planificación económica, permitiendo dar el máximo juego a quienes deben gastar.
Por otro lado, dentro de la filosofía de esta Tesorería, la austeridad forma parte esencial de su trabajo, siempre en coordinación con el resto de áreas. Por ello se impulsará el contraste de precios y la búsqueda de las tarifas que, garantizando una determinada calidad, permitan un ahorro en costes. Entendemos que esa es la mejor forma de no hacer crecer las cuotas, y con ello que el grupo sea cada vez más inclusivo, abierto y heterogéneo en cuanto al perfil socio-económico de las familias que conforman el grupo. Ello redundará, sin duda, en un enriquecimiento de todos.
Para lograr lo anterior será preciso el apoyo y complicidad de todas las familias del grupo, único mecanismo para reducir costes como los de ciertos proveedores o los de los viajes de prospección para localizar zonas idóneas de acampada para el verano.
3. REMESAS
Tras los ajustes realizados a principios de la Ronda 2015/16, las remesas se realizan por bimensualidades adelantadas para garantizar el pago de los principales gastos que se concentran en las fechas previas al campamento de verano. Asímismo, se modifica los meses de cobro de dicha bimensualidad para procurar que no coincida una bimensualidad con la cuota extra de campamento y cargar con ello en exceso a las familias. De esta forma, las cuotas quedarían como sigue:
• Octubre: bimensualidad de Octubre-Noviembre
• Diciembre: bimensualidad de Diciembre-Enero (+ previsiblemente la cuota federativa y
seguro de 18€)
• Febrero: bimensualidad de Febrero-Marzo
• Abril: bimensualidad de Abril-Mayo
• Junio: bimensualidad de Junio-Julio
• Julio: cuota extra de campamento de los scouts que han confirmado su asistencia
• Agosto: bimensualidad de Agosto-Septiembre (si no se va a continuar en la siguiente
Ronda, sólo Agosto)
Los importes de las aportaciones son:
• Cuota de alta de 50€ por scout, válido para toda la vida, aunque se marchara
temporalmente del grupo, y fuera el importe que fuera en su día esa cuota de alta.
• Bimensualidades de 40€ (familia con 1 scout), 60€ (familia con 2 scouts) y 80€ (familia con 3 ó más scouts)
En caso de devolución de recibos, las familias asumirán los gastos bancarios (1,45€/devolución) siempre que la causa de dicha devolución no sea atribuible a la gestión (error u omisión) de Tesorería.
4. ALTAS Y BAJAS EN EL GRUPO
• Familias que se incorporan a mitad de ronda: deberán abonar una única cuota de alta por scout de 50€ (sirve para toda la vida)+ una única cuota federativa de 18€ en diciembre o enero + bimensualidad o la prorrata correspondiente al mes en que se hace efectiva la incorporación y las siguientes
• Familias que abandonan el grupo durante la ronda: una vez pasada la remesa de la bimensualidad correspondiente, no se procederá a la devolución salvo causas muy justificadas. Lo mismo sucede con la cuota de alta y con el seguro. Es por ello que se aconseja comunicar fehacientemente a Tesorería las bajas antes del día 20 del segundo mes de cada bimensualidad, para evitar pasar la remesa de la bimensualidad siguiente a familias con el propósito de abandonar el grupo durante la Ronda.
• Familias que no participan en la Ronda Solar, pero sí en el campamento: estos casos son muy excepcionales y tasados y deberán ser aprobados en Junta y reflejados en Acta. En cuanto a las consecuencias económicas, el coste económico del campamento para dichas familias corresponderá al coste por niño estimado para el campamento en base a campamentos similares anteriores y/o planificación de gastos prevista. En caso de exceso, se devolverá lo cobrado de más a la familia.
5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS
Tras las consultas realizadas, el grupo no tiene obligaciones contables y fiscales, y ello permite que la contabilidad y el control económico se centren en los aspectos internos que más convengan al grupo. En consonancia con lo anterior, se propone:
1. Que cuando se vaya a sacar dinero de la cuenta del grupo, se informe en ese mismo momento del destino pretendido de esa extracción simplemente para ubicarla, y del modo más fácil e inmediato para quien tiene sacar ese dinero (vía texto, imagen o audio de whatsapp incluso de notas a mano, e-mail, etc). Eso ahorrará tiempo posterior para tratar de recordar cómo y para qué se extrajo ese dinero.
2. Una vez que se ha gastado el dinero, y ya cuando mejor venga y con tranquilidad, sería conveniente conocer el destino exacto del mismo (p.ej. compra de carne en Mercadona). Para ello no es imprescindible factura o recibo, aunque sí conveniente. Listados pormenorizados de los conceptos de gastos también son factibles, aunque si hay soporte documental, mucho mejor
3. Para facilitar las previsiones y planificación económica del grupo, sería muy conveniente atribuir a los distintos gastos un destino habitual, de forma que de una ronda a otra podamos saber lo que se suele gastar en ese destino y de esa forma poder planificar mejor. Destacamos algunos de esos destinos:
a. Gasto habitual de la rama X
b. Campamento de Navidad
c. Campamento de Semana Santa
d. Campamento de verano
e. Reposición de material
f. Evento X
g. Etc
4. Algunos responsables del grupo facilitan un cuadrante trimestral calendarizado de extracciones/recepción de dinero y el destino del mismo. Eso facilitaría mucho la labor a Tesorería.
5. Existen determinados gastos cuyo reembolso será realizado en función de la utilidad que represente para el bien común del grupo, como los desplazamientos de padres que colaboran durante el campamento. En estos casos, se reembolsarán sólo cuando el grupo haya solicitado expresamente que lleven esos vehículos particulares para disposición del grupo, o cuando estando allí, se solicite hacer uso de ellos para el campamento. En el primer caso, para el reembolso, se deberá justificar con los tickets de gasolina, y en el segundo se reembolsarán a 20 céntimos el kilómetro siempre que sean desplazamientos cortos de menos de 250 km (si lo supera, se justificarán también con tickets de gasolina). En otros casos o en otros medios de transporte, los gastos no serán reembolsados,salvo causas justificadas, y con las cuantías que en su caso se puedan establecer según dicha causa justificada. No obstante, las cuantías no abonadas podrán ser tenidas en cuenta para valorar las aportaciones solidarias que se realizan en beneficio del grupo.
6. En cuanto a las asignaciones de ramas, la tesorería no pedirá justificación del destino final de dichas asignaciones. Su importe durante la ronda oscilará los 5€/niño y trimestre, y en cuanto a la asignación durante el campamento, irá vinculada a la planificación de actividades y a las necesidades. No obstante, los sobrantes de asignación, deberán retornar a la tesorería del grupo al final de cada ronda solar, revirtiendo en todo el grupo.
6. UNIFORMES
Un concepto imprescindible en la marcha del grupo y que exige la coordinación entre distintas áreas es la gestión de las compras de uniformes por parte de las familias. Entendemos que sería necesario incorporar algunas mejoras al respecto, algunas de las cuales ya están en marcha gracias a la iniciativa de Logística:
1. De igual modo que las cuotas bimensuales, cuota federativa y cuota de campamento son públicas y conocidas por todos en la web del grupo, el precio de cada uno de los componentes de los uniformes también lo es, así como si el grupo asume o no el gasto de los mismos para los responsables. El llevar de memoria o de manera informal esta cuestión genera situaciones y descoordinaciones poco deseables. Lo publicado será siempre lo válido, y cualquier cambio de precio se hará por escrito y cambiándose en la web.
2. En la transmisión de la información de uniformes a cobrar desde logística a tesorería,
existen algunas pautas para facilitar la labor de ambas áreas:
a. Cada familia tiene asignado un código numérico: usar el mismo para identificar
cada compra, y no hacerlo por el nombre del niño/a, como hasta ahora.
b. Identificar cada compra con su fecha, para evitar duplicidades.
c. Evitar remitir a tesorería compras anteriores cuando ésta hubiera confirmado su recepción, porque de lo contrario habría que estar revisando siempre si ya se ha gestionado o no cada compra, y se duplica trabajo.
d. Si se desea asignar también un número de pedido, mejor aún.
3. En casos de errores, devoluciones, etc…se procurará evitar la devolución de recibos por parte de las familias para evitar comisiones bancarias innecesarias, y existirá una coordinación expresa para compensar lo indebidamente cobrado en los recibos siguientes. En este sentido, y para evitar duplicidades de trabajo, logística informará a tesorería del número de familia y el importe a compensar en el siguiente recibo.
7. DEVOLUCIONES
En el caso de devolución de algún recibo, Tesorería contactará por mail o whatsapp con la familia en cuestión para acordar su incorporación en la siguiente remesa o transferencia bancaria al grupo, junto con el gasto bancario contraído, salvo causa atribuible al grupo.
En caso de persistir la devolución o impago, y sobre todo si la comunicación con la familia no resulta fácil, Tesorería lo comunicará a Secretaría y Coordinación para analizar las posibles causas, y decidir si pueden afectar a la continuidad del scout en cuestión o deben derivarse al protocolo de causas solidarias del grupo.
8. CAUSAS SOLIDARIAS
El grupo Scout SEK desea, de forma proactiva, involucrarse en el apoyo de determinadas causas solidarias, y que de una forma u otra afectan a la gestión de Tesorería. Básicamente hay 3 líneas de actuación: una para el apoyo a entidades externas, otra para las familias del grupo y otra para las familias que se vayan a incorporar al grupo. Los importes que se plantean aportar a cada línea son a nivel de planificación y mínimos. En paralelo a dichos importes, desde la Tesorería, y a petición de las familias afectadas, se facilitará siempre el establecimiento de plazos para facilitar el pago a las familias que lo necesiten:
• Apoyo a ONGs: el grupo destinará en cada Ronda el 1% de los ingresos totales netos que se hayan aprobado en cada Asamblea, al comienzo de cada Ronda Solar, a distintas ONGs y entidades comprometidas con causas solidarias, y con las que el grupo tenga una especial relación, procurando una diversificación en el destino de dichos fondos de una ronda para otra.
• Respiro familiar: en caso de que una familia del grupo viese modificadas sus circunstancias socio-económicas y ello comprometiese cumplir con las cuotas del grupo, lo podrá poner en conocimiento de cualquiera de los miembros de la Comisión Solidaria integrada por la Presidencia, Coordinación y Tesorería del Grupo. Esta comunicación es estrictamente confidencial y los miembros de dicha comisión deberán guardar secreto sobre dicha circunstancia. La familia peticionaria deberá formalizar su petición por escrito a dicha comisión con una breve exposición de la situación, posible duración de la misma, cuantía porcentual de la cuota que no se podrá atender, y si desea que el apoyo tome forma de préstamo o donación del grupo. Para ello acompañará cuantos elementos de prueba considere (IRPF, extractos bancarios, acreedores, etc), que en su caso le podrá solicitar la Comisión. Los importes prestados o condonados serán anónimos pero figurarán en la contabilidad del grupo para su correspondiente control por la Asamblea. Dicha comisión podrá destinar a este fin en cada Ronda un máximo del 2,5% de los ingresos netos de la Ronda anterior aprobados por la Asamblea de principios de Ronda, y se consignará en los presupuestos del grupo. Dicha Comisión de Solidaridad rendirá cuentas ante la Junta, en cuanto a las decisiones sobre las familias apoyadas, y en la Asamblea respecto a los importes económicos.
• Becas: otra de las formas de expresar el compromiso del grupo, será en forma de becas para facilitar la incorporación al grupo de familias con determinadas dificultades económicas. El procedimiento de solicitud será idéntico al descrito en el apartado anterior. Dado que facilitar el acceso al grupo tiene un cierto componente de continuidad en el tiempo, y que las becas pueden ir variando en el tiempo, éstas irán directamente encaminadas a dos objetivos: o a) Minorar el impacto u obstáculo que pueda representar la cuota de alta en el acceso al grupo, especialmente en familias con necesidades, o cuando se incorporan a la vez varios niños de una misma familia. Para ello la beca podrá tomar la forma de bonificación o exención total de los 50€/ niño a dar de alta.
o b) Reducción de la cuota bimensual de las familias que se vayan a incorporar al grupo durante su primera ronda solar. Caso de continuar en la siguiente ronda, y de persistir sus circunstancias, la familia en cuestión deberá seguir el procedimiento descrito en el apartado “familias en apuros”.
La Comisión Solidaria podrá destinar a becas un máximo del 2% de los ingresos netos de la Ronda anterior aprobados por la Asamblea de principios de Ronda, y se consignará en los presupuestos del grupo. La rendición de cuentas será idéntica al sistema de “familias en apuros”.
9. PLANIFICACIÓN TRIMESTRAL
Sería muy aconsejable, aparte de la rendición de cuentas a la Asamblea a principio de Ronda, celebrar 3 reuniones por Ronda con el Comité de Padres y Coordinación para la planificación económica de cada trimestre. Eso nos permitirá atribuir a cada evento una asignación económica en base a la experiencia de otras rondas y articular una verdadera gestión de la economía del grupo.